Datenschutzrichtlinie

Wir legen grossen Wert auf den Schutz Ihrer persönlichen Daten und nehmen deshalb das Thema Datenschutz sehr ernst. Diese Datenschutzrichtlinie klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Webseite, unserer digitalen Dienste oder auf andere Weise auf.

Das schweizerische Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und die Verordnung zum Bundesgesetz über den Datenschutz (VDSG) finden grundsätzlich Anwendung auf die Bearbeitung Ihrer Personendaten. Teilweise, zum Beispiel wenn Sie aus einem Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) auf unsere Webseite zugreifen, kommt auch die Datenschutzgrundverordnung der EU (DSGVO) zur Anwendung.

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO, nachfolgend DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

LegacyNotes GmbH (CHE-215.718.662)
Rosenbergstrasse 87
9000 St.Gallen
Schweiz
Tel.: +41 71 277 83 83
E-Mail: datenschutz@legacynotes.ch
Webseite: www.legacynotes.ch

2. Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Im Folgenden informieren wir Sie, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen sammeln und speichern und für welche Zwecke wir diese Daten verwenden sowie an wen wir diese Daten gegebenenfalls weitergeben können.

a) Beim Besuch unserer Webseite

Beim Besuch unserer Webseite erfassen wir automatisch allgemeine technische Besuchsinformationen in sogenannten Log-Dateien. Dazu gehört z.B. die IP-Adresse des verwendeten Geräts, von welchem aus der Besuch erfolgt. Die Erhebung und Verarbeitung dieser Log-Dateien erfolgt zum Zweck, die Nutzung unserer Webseite zu ermöglichen (Verbindungsaufbau), die Sicherheit und Stabilität unserer Systeme dauerhaft zu gewährleisten und zu erhöhen, die Optimierung unseres Internetangebots zu ermöglichen sowie zu internen statistischen Zwecken. Eine Identifikation des Benutzers findet dabei nicht statt, die von Ihrem Gerät verwendete IP-Adresse wird automatisch anonymisiert. Grundsätzlich wird auch keine Verbindung von diesen automatisch gesammelten Informationen und bei uns gespeicherten Personendaten hergestellt. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz kann jedoch dann bestehen, wenn Sie bei uns ein registriertes Benutzerkonto haben. Mehr Informationen dazu im nachfolgenden Abschnitt 3.b. Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist insbesondere unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

b) Bei der Registrierung eines Benutzerkontos und Nutzung unserer digitalen Dienste

Um die digitale Dienste von uns in Anspruch nehmen zu können, ist die Registrierung und damit die Einrichtung eines Benutzerkontos erforderlich. Dazu ist die Eingabe bestimmter Personendaten erforderlich, insbesondere:

  • Ihre E-Mail-Adresse (kostenlose und kostenpflichtige Dienste)
  • Vor- und Nachname (kostenlose und kostenpflichtige Dienste)
  • Mobilenummer (kostenlose und kostenpflichtige Dienste)
  • Postanschrift (kostenlose und kostenpflichtige Dienste)
  • Passwort (kostenlose und kostenpflichtige Dienste; wird als sogenannter Hash gespeichert)

Die Erhebung der Personendaten im Rahmen des Registrierungsprozesses erfolgt zum Zweck, Ihnen einen passwortgeschützten direkten Zugang zu Ihren bei uns gespeicherten Basisdaten zur Verfügung zu stellen. Sie können darin Ihre persönlichen Daten verwalten bzw. ändern. Über die für die Nutzung unserer digitalen Dienste als zwingend gekennzeichneten Angaben hinaus können Sie freiwillig weitere personenbezogene Daten, insbesondere im Rahmen Ihrer Vorsorge- und Nachlassplanung, eingeben und speichern. Auf diese Daten haben wir keinen Zugriff, da diese mit Ihrem persönlichen Schlüssel verschlüsselt auf unseren Systemen hinterlegt werden. Wir verwenden dafür gängige Verschlüsselungsalgorithmen. Ausgenommen davon sind gewisse optional von Ihnen hinterlegte Daten, welche die Applikation entschlüsseln können muss, um die damit verbundene Dienstleistung zu vollbringen. Dazu gehört beispielsweise ein Erinnerungsdatum, welches Sie bei gewissen Dokumenten hinterlegen können, um zu diesem Zeitpunkt automatisiert eine Benachrichtigung zu erhalten. Diese Ausnahmen sind beim Hinterlegen der Daten explizit gekennzeichnet. Die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf der Rechtsgrundlage gemäss Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und liegt in der von Ihnen erteilten Einwilligung.

3. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu Werbezwecken
Nebst den genannten Zwecken der Verarbeitung Ihrer Daten in Ziffer 2. vorstehend, nutzen wir Ihre Daten auch um Ihnen Produkte oder Dienstleistungen zu empfehlen, die Sie interessieren könnten. So können wir mit Ihrer Registrierung Ihre personenbezogenen Daten auch für personalisierte Werbemassnahmen nutzen. Dies betrifft sowohl die Personalisierung von Werbung per E-Mail, wie beispielsweise E-Mails mit allgemeinen Informationen oder werbendem Charakter (Newsletter), per Telefon, oder Post als auch die Auslieferung von personalisierten Inhalten und Werbung auf unseren Portalen. Ein Dienstleister, an den die für Werbemassnahmen erhobenen, personenbezogenen Daten weitergegeben werden bzw. der Zugriff darauf hat oder haben kann, ist unser Newsletter-Provider. Mit unserem Newsletter-Provider haben wir einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäss Art. 28 Abs. 3 DSGVO abgeschlossen.

Mit Registrierung eines Benutzerkontos können Sie sich zu einem unserer Newsletter anmelden und Ihre E-Mail-Adresse kann entsprechend auch für eigene Werbezwecke genutzt werden, bis Sie sich vom entsprechenden Newsletter abmelden. Am Ende jedes von uns versendeten Newsletters findet sich ein Link, über den Sie den Newsletter jederzeit abbestellen können.

Den Newsletter können Sie auch jederzeit per E-Mails an datenschutz@legacynotes.ch abbestellen.

4. Weitergabe der Daten an Dritte

a) Grundsatz

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben, hierfür eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Durchsetzung unserer Rechte, insbesondere zur Durchsetzung von Ansprüchen aus dem Vertragsverhältnis, erforderlich ist.

b) Beim Besuch unserer Webseite

Wir geben Ihre Daten an Dritte weiter, soweit dies im Rahmen der Nutzung der Webseite erforderlich ist, beispielsweise an unseren Webhoster. Die Webseite wird auf Servern in der Schweiz gehostet. Die Weitergabe der Daten erfolgt zum Zweck der Bereitstellung und Aufrechterhaltung der Funktionalität unserer Webseite. Hierin besteht unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit unserem Webhoster haben wir nach Möglichkeit einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäss Art. 28 Abs. 3 DSGVO abgeschlossen.

c) Bei der Registrierung eines Benutzerkontos und Nutzung unserer digitalen Dienste

Die von Ihnen in unseren digitalen Diensten hinterlegten Daten und Dokumente (im Rahmen Ihrer Vorsorge- und Nachlassplanung) werden mit Ihrem persönlichen Schlüssel verschlüsselt auf unseren Systemen hinterlegt. Auf diese Daten haben wir keinen Zugriff. Ausgenommen davon ist Ihre ausdrückliche Bekanntgabe dieser Daten im Einzelfall. Sofern Sie uns Daten bekannt geben, verwenden wir diese zur Abwicklung und Administration von digitalen Angeboten, zur Überprüfung der eingegebenen Daten auf Plausibilität sowie im Fall von kostenpflichtigen Diensten zu deren ordnungsgemässen Erbringung. Die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf der Rechtsgrundlage gemäss Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und liegt in der von Ihnen erteilten Einwilligung.

Bei der Inanspruchnahme unserer zahlungspflichtigen digitalen Dienste leiten wir Ihre Kreditkartendaten mittels Kreditkartenzahlung auf unserer Webseite an unseren Kreditkarten-Acquirer weiter. Wir speichern selber keine Kreditkartendaten. Wenn Sie sich für eine Kreditkartenzahlung entscheiden, werden Sie jeweils zur Eingabe aller zwingend notwendigen Informationen gebeten. Die Rechtsgrundlage der Weitergabe der Daten liegt in der Erfüllung eines Vertrages nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Betreffend die Bearbeitung Ihrer Kreditkarteninformationen durch diese Dritten bitten wir Sie, auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie die Datenschutzrichtlinie Ihres Kreditkartenherausgebers zu lesen. Mit unserem Kreditkarten-Acquirer haben wir nach Möglichkeit einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) gemäss Art. 28 Abs. 3 DSGVO abgeschlossen.

5. Übermittlung personenbezogener Daten ins Ausland
Wir sind berechtigt, Ihre persönlichen Daten auch an dritte Unternehmen im Ausland zu übertragen, sofern dies zum Zweck der in dieser Datenschutzrichtlinie beschriebenen Datenbearbeitungen erfolgt. Diese sind im gleichen Umfang wie wir selbst zum Datenschutz verpflichtet. Wenn das Datenschutzniveau in einem Land nicht dem schweizerischen bzw. dem europäischen entspricht, stellen wir vertraglich sicher, dass der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten demjenigen in der Schweiz bzw. in der EU jederzeit entspricht.

6. Cookies

a) Grundsatz

Cookies helfen, Ihren Besuch auf der Webseite von uns einfacher, angenehmer und sinnvoller zu gestalten. Wenn Sie unsere Webseite besuchen, werden Cookies automatisch auf Ihrem Computer gespeichert. Cookies sind kleine Informationseinheiten, mit deren Hilfe Ihr Browser eindeutig identifiziert werden kann und in denen weitere Informationen wie Benutzereinstellungen abgelegt werden können.

Die meisten Internet-Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch jederzeit so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, wenn Sie ein neues Cookie erhalten.

b) Beim Besuch unserer Webseite

Unsere Webseite lässt sich auch ohne die Annahme von Cookies nutzen, allerdings können wir die Inhalte eventuell nicht in vollem Umfang bereitstellen. Wir verwenden Cookies für statistische Zwecke, um bspw. nachzuvollziehen, wie viele Personen unsere Webseite besuchen.

c) Bei der Registrierung eines Benutzerkontos und Nutzung unserer digitalen Dienste

Die digitalen Dienste von uns lassen sich grundsätzlich nicht ohne die Annahme von Session Cookies nutzen.

7. Tracking- und Analyse-Tools

a) Grundsatz

Zum Zweck der bedarfsgerechten Gestaltung und fortlaufenden Optimierung unserer Webseite nutzen wir verschiedene technische Systeme, überwiegend von Drittanbietern wie beispielsweise Google Analytics, um die Nutzung unserer Webseite messen und auswerten zu können. Diese Messungen können sowohl anonym als auch personenbezogen erfolgen, wobei dies auf unserer Webseite ausschliesslich anonym erfolgt. Dabei ist es möglich, dass die erhobenen Daten von uns oder den Drittanbietern solcher technischer Systeme ihrerseits zur Verarbeitung an Dritte weitergegeben werden.

Das am häufigsten verwendete Analyse-Tool ist Google Analytics, eine Dienstleistung von Google Inc., mit Sitz in den USA. Damit können die erfassten Daten grundsätzlich an einen Server von Google in den USA übermittelt werden, wobei die IP-Adressen durch die Aktivierung der IP-Anonymisierung anonymisiert werden, so dass eine Zuordnung nicht möglich ist. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte anonymisierte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort anonymisiert.

b) Beim Besuch unserer Webseite

Wir nutzen Google Analytics ausschliesslich auf unserer Webseite, nicht aber bei der Nutzung unserer digitalen Dienste. Der Erfassung und Verarbeitung dieser Daten mittels Google Analytics kann widersprochen werden, indem Sie ein Opt-Out-Cookie setzen, das die zukünftige Erfassung Ihrer Daten beim Besuch dieser Webseite verhindert: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

c) Bei der Registrierung eines Benutzerkontos und Nutzung unserer digitalen Dienste

Bei der Registrierung eines Benutzerkontos und Nutzung unserer digitalen Dienste werden Fehler der Applikation getrackt, da uns dies ermöglicht, diese Fehler zu beheben. Zusätzlich wird das Datum des letzten Logins erfasst. Dazu werden keine Daten an eine externe Applikation gesendet. Weiter macht die Datenbankstruktur transparent, wie viele Dokumente und Kontakte Sie hinterlegt haben. Ihr Inhalt ist jedoch mit Ihrem persönlichen Schlüssel verschlüsselt.

8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht, jederzeit Ihre Datenschutzrechte geltend zu machen und über die personenbezogenen Daten, die von uns über Sie gespeichert werden, auf Antrag Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten und das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein Erlaubnistatbestand, der uns die Verarbeitung der Daten gestattet, entgegensteht.

Sie haben zudem das Recht, diejenigen Daten, die Sie uns übergeben haben, wieder von uns herauszuverlangen (Recht auf Datenportabilität). Auf Anfrage geben wir die Daten auch an einen Dritten Ihrer Wahl weiter. Unter gewissen Voraussetzungen haben Sie Anspruch, dass wir Ihnen oder einem von Ihnen bestimmten Dritten ihre Personendaten in einem gängigen Format weitergeben. Bitte beachten Sie jedoch, dass die von Ihnen in unseren digitalen Diensten hinterlegten Daten und Dokumente (im Rahmen Ihrer Vorsorge- und Nachlassplanung) verschlüsselt auf unseren Systemen hinterlegt werden. Auf diese Daten haben wir keinen Zugriff. Ausgenommen davon ist Ihre ausdrückliche Bekanntgabe dieser Daten im Einzelfall. Die Herausgabe dieser Daten unterliegt alleine Ihrer eigenen Verfügungsbefugnis. Sie selbst können diese Daten über unsere digitalen Dienste in einem gängigen Format beziehen.

Sie können uns für die vorgenannten Zwecke über die E-Mail-Adresse datenschutz@legacynotes.ch erreichen. Für die Bearbeitung Ihrer Gesuche können wir einen entsprechenden Nachweis Ihrer Identität verlangen.

Der Datenverarbeitung kann aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Personen ergeben, widersprochen werden. Dieses allgemeine Widerspruchrecht gilt für alle in dieser Datenschutzrichtlinie beschriebenen Verarbeitungszwecke, die auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeitet werden. Zur Umsetzung eines solchen allgemeinen Widerspruchs sind wir nur verpflichtet, wenn Sie uns hierfür Gründe von übergeordneter Bedeutung (z.B. eine mögliche Gefahr für Leben oder Gesundheit) darlegen.

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zu Marketing- und Werbezwecken jederzeit per E-Mail an datenschutz@legacynotes.ch widersprechen

Überdies haben Sie das Recht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde betreffend die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erheben. Dies können Sie bei der Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohnort, Arbeitsplatz oder dem Ort der angeblichen Datenschutzverletzung vornehmen.

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns (datenschutz@legacynotes.ch). Die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

9. Datensicherheit
Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmassnahmen, um Ihre bei uns gespeicherten persönlichen Daten gegen unbeabsichtigte, rechtswidrige oder unberechtigte Manipulation, Löschung, Veränderung, Weitergabe oder Benutzung, teilweisen oder vollständigen Verlust und gegen unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst und verbessert. Wir übernehmen keine Haftung für den Verlust von Daten oder deren Kenntnisnahme und Nutzung durch Dritte.

Als registrierter Nutzer ist der Zugang zu Ihrem Benutzerkonto jeweils nur nach Eingabe Ihres persönlichen Passwortes möglich. Sie sollten Ihre Zugangsdaten stets vertraulich behandeln und sich aus dem Benutzerkonto ausloggen, wenn Sie die Kommunikation mit uns beendet haben, insbesondere wenn Sie den Computer gemeinsam mit anderen nutzen.

Auch den unternehmensinternen Datenschutz nehmen wir sehr ernst. Unsere Mitarbeiter und die von uns beauftragten Dienstleistungsunternehmen sind von uns zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet worden.

10. Aufbewahrung von Daten
Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie es rechtlich oder entsprechend dem Verarbeitungszweck notwendig ist. Bei Analysen speichern wir Ihre Daten so lange bis die Analyse abgeschlossen ist. Vertragsdaten werden von uns länger aufbewahrt, nämlich mindestens so lange wie die Vertragsbeziehung besteht und längstens so lange wie Verjährungsfristen für mögliche Ansprüche von uns laufen oder gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten vorgeschrieben sind. Aufbewahrungspflichten, die uns zur Aufbewahrung von Daten verpflichten, ergeben sich aus Vorschriften der Rechnungslegung und aus steuerrechtlichen Vorschriften. Gemäss diesen Vorschriften sind geschäftliche Kommunikation, geschlossene Verträge und Buchungsbelege bis zu 10 Jahren aufzubewahren. Soweit wir diese Daten nicht mehr zu Durchführung der Dienstleistungen für Sie benötigen, werden die Daten gesperrt. Dies bedeutet, dass die Daten dann nur noch für Zwecke der Rechnungslegung und für Steuerzwecke verwendet werden dürfen.

11. Integrierender Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“)
Diese Datenschutzrichtlinie bildet einen integrierenden Bestandteil der AGB von LegacyNotes. Mit der Nutzung unserer Webseite oder unserer digitalen Dienste erklären Sie sich mit dieser Datenschutzrichtlinie sowie den jeweils aktuellen AGB als einverstanden. Die vorliegende Datenschutzrichtlinie sowie die jeweils aktuellen AGB gelten für alle Personen, welche unserer Webseite oder unsere digitalen Dienste in irgendeiner Weise nutzen. Dies gilt unabhängig davon, ob der Zugriff auf unsere Webseite oder unsere digitalen Dienste in der Schweiz oder im Ausland erfolgt.

12. Kontaktaufnahme
Haben Sie Fragen zum Datenschutz? Dann schreiben Sie an datenschutz@legacynotes.ch

13. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit zu aktualisieren. Jede wesentliche Änderung dieser Datenschutzrichtlinie wird registrierten Nutzern per E-Mail an die im Rahmen der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse oder durch einen entsprechenden Hinweis an geeigneter Stelle nach Anmeldung im Benutzerkonto mitgeteilt. Die aktuellste Version ist zudem auf unserer Webseite abrufbar. Änderungen gelten ab ihrer Veröffentlichung auf unserer Webseite. Wir empfehlen Ihnen daher, unsere Webseite regelmässig zu besuchen, um sich über gegebenenfalls erfolgte Aktualisierungen zu informieren.

LegacyNotes GmbH, April 2019 

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